Técnica Pomodoro: como usá-la para aumentar a sua produtividade

Você costuma ter os dias cheios e com inúmeras tarefas a desempenhar? Gostaria de aumentar a sua produtividade mas não conseguiu se adaptar com nenhuma outra ferramenta? Então você precisa conhecer a Técnica Pomodoro.

No final dos anos 80, o italiano Francesco Cirillo procurava um modo de aumentar a sua produtividade nos estudos. Para isso, ele começou a usar um timer de cozinha no formato de tomate (tomate em italiano é “pomodoro”) para organizar as suas tarefas.

Com o tempo ele foi percebendo que organizando as suas atividades em blocos, ele conseguia fazer uma gestão melhor do seu tempo e era muito mais produtivo. Depois de muita pesquisa, Cirillo chegou à conclusão de que 25 minutos era o tempo ideal para cada um desses blocos, que ficaram conhecidos como “pomodoros”.

À princípio, a técnica era usada para aumentar a produtividade nos estudos, mas com o passar do tempo foi-se percebendo que essa técnica podia ser aplicada em diversas outros tarefas, principalmente no mundo corporativo.

Por isso, decidimos escrever este artigo com tudo o que você precisa saber para usá-la a seu favor. Boa leitura!

O que é a Técnica Pomodoro?

A Técnica Pomodoro nada mais é do que um método de gerenciamento de tempo que divide os períodos de trabalho em blocos, com pequenos intervalos entre eles. O propósito desta técnica é manter o foco e a concentração máxima em cada bloco de trabalho.

Dessa forma, melhoramos a administração do tempo e ficamos mais eficientes. Além disso, usando essa técnica você consegue descobrir quanto tempo gasta para realizar tarefas específicas, como finalizar um relatório, fazer uma reunião ou entrevistar um candidato e reduzir o prazo de execução de cada uma delas.

A técnica recebeu esse nome pois Cirillo usava um timer em forma de tomate, para administrar o tempo entre uma tarefa e outra. A ideia é usar o cronômetro para dividir o dia de trabalho em blocos de 25 minutos separados por intervalos de 5 minutos.

Nos intervalos, você pode ir ao banheiro, fazer um lanche, responder e-mails ou checar as redes sociais. A cada 4 blocos de 25 minutos, é feita uma pausa maior de 20 a 30 minutos. Essas pausa frequentes são capazes de aumentar a agilidade mental e ajudam a evitar o esgotamento no final do expediente.

A estratégia funciona pois você se concentra totalmente em uma única tarefa sem mudar o foco para fazer outras coisas.

Quando Francesco Cirillo percebeu que os seus resultados eram satisfatórios, ele decidiu divulgar a sua técnica em 1992.

Hoje existem diversos sites e aplicativos que ajudam a aplicar a Técnica Pomodoro sem usar o timer de cozinha. Alguns deles são o Tomato Time, o Pomodoro Time, o Pomodoro Keeper e o Focus Keeper, entre outros.

Como funciona a Técnica Pomodoro na prática?

O funcionamento da Técnica Pomodoro é muito simples, mas existem algumas regras que contribuem para o seu sucesso. A seguir está o passo a passo de como colocá-la em prática:

• crie a sua lista de tarefas a serem executadas e separe-as em atividades planejadas e atividades não planejadas;

• escolha uma tarefa para iniciar e ajuste o cronômetro ou aplicativo para 25 minutos (é muito importante que cada bloco de trabalho nunca tenha mais do que 25 minutos);

• realize a tarefa até que o cronômetro toque. Se acontecer alguma distração, é muito importante anotá-la e voltar à tarefa imediatamente;

• quando o cronômetro tocar, está na hora da sua pausa. Tire 5 minutos de descanso, aproveite para ir ao banheiro, tomar um café ou outra atividade;

• volte a trabalhar na sua tarefa de onde você havia parado até o final de mais 25 minutos;

• não esqueça de contabilizar 4 blocos de trabalho e então a sua pausa deve ser de 20 a 30 minutos;

• por último e não menos importante, aprenda com os resultados! Utilizando a técnica durante alguns dias, você conseguirá entender melhor o seu comportamento e quanto tempo você leva para realizar cada tarefa, eliminando gargalos.

É importante frisar que mesmo que você esteja finalizando uma tarefa quando o cronômetro tocar, você deve fazer a sua pausa e terminá-la no próximo bloco de trabalho. Se em algum deles você por acaso for indevidamente interrompido, você deve anulá-lo e começar novamente.

Outra regra importante é quando fizer as suas pausas, opte por atividades que não exijam esforço mental. Já nos períodos de trabalho, é fundamental ficar extremamente focado.

É muito natural que nas primeiras vezes em que realizar a técnica você tenha dificuldades em se concentrar totalmente. Por isso é muito importante anotar as distrações. Aos poucos a concentração virá e você notará a sua evolução.

Quem pode usar a Técnica Pomodoro?

A Técnica Pomodoro pode ser utilizada por qualquer pessoa que queira aumentar a sua concentração e produtividade. Ela é excelente para pessoas desorganizadas ou que têm tendência a “ir empurrando suas tarefas com a barriga”.

Ela pode ser usada por estudantes ou vestibulandos, profissionais ou concurseiros. Também é muito boa para pessoas ansiosas que têm dificuldades em criar uma rotina. Mas basicamente ela é uma das metodologias mais utilizadas quando o assunto é produtividade.

Vantagens de usar a Técnica Pomodoro

Existem diversas vantagens em adotar a Técnica Pomodoro, fazendo dela um hábito em sua vida. As principais estão listadas a seguir:

• aumento na concentração;
• aumento na produtividade;
• melhor qualidade no trabalho;
• melhor gerenciamento do seu tempo;
• diminuição da ansiedade;
• marcação do tempo de duração de cada tarefa;
• fortalecimento do foca e da motivação;
• aumento na conscientização das decisões;
• eliminação do hábito de multitarefa;
• senso de urgência e agilidade;
• diminuição do stress ao fazer uma coisa por vez;

A Técnica Pomodoro é muito simples e fácil de ser aplicada no dia a dia das empresas. Ela pode ser muito útil tanto para os colaboradores quanto para os gestores e é uma ótima ferramenta para obter resultados melhores.

Experimente e depois nos conte os seus resultados!