A gestão de projetos realmente pode ser um desafio quando você não utiliza as ferramentas adequadas. Afinal, planejar as atividades, produzir conteúdo, organizar cronogramas, manter a equipe conectada, cuidar do relacionamento com o cliente, entre outras, são tarefas fundamentais e que precisam estar sempre alinhadas para o sucesso de qualquer projeto

Principalmente neste momento de quarentena, onde muitas empresas precisam manter os seus colaboradores em home office, utilizar ferramentas de gestão de projetos pode facilitar muito a sua vida. Você nem precisa estar no escritório ou ter a sua equipe presencial para garantir que as coisas aconteçam como o planejado.

Atualmente existem no mercado inúmeras ferramentas que ajudam você a gerenciar os seus projetos, mapeando as atividades e permitindo o controle total de todo o processo. Mesmo que você tenha uma equipe enxuta e o orçamento apertado, existem uma série de ferramentas de gestão de projetos gratuitas ou com valores super acessíveis.

Se você quer se destacar como gestor, precisa conhecer essas ferramentas de gestão de projetos imediatamente! 

Ferramentas de gestão de projetos

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Ferramentas de gestão podem ser softwares ou técnicas utilizadas para aperfeiçoar os resultados e processos de um projeto.

Para que realmente façam a diferença, as ferramentas de gestão de projetos precisam combinar diversas funcionalidades. A interface dos usuários precisa ser clara e os recursos intuitivos, caso contrário pode mais atrapalhar do que ajudar no projeto.

Você ainda deve estar se perguntando, mas porque eu deveria usá-las? 

Durante a execução de qualquer projeto, desde os mais simples até os mais complexos, é preciso cumprir com diversas atividades ao mesmo tempo. Uma ferramenta de gestão de projetos ajuda você a gerenciá-las, de forma que nenhuma tarefa seja esquecida e você consiga otimizar o seu tempo. 

Além disso, problemas podem ser detectados e minimizados da melhor forma possível dentro do ciclo de vida do projeto. Ferramentas de gestão de projetos, ajudam você a :

  • estruturar os processos;
  • aumentar a produtividade;
  • alinhar todas as metas;
  • otimizar a comunicação;
  • garantir que todas as etapas sejam cumpridas;
  • guardar dados e informações;

Sem uma boa ferramenta de gestão, fica praticamente impossível gerenciar projetos com alta qualidade. A seguir, separamos 9 ferramentas de gestão de projetos que irão facilitar a sua vida:

  1. Artia

O Artia é um software com interface 100% online e que permite começar o gerenciamento do trabalho de forma mais simples e ir avançando nas técnicas conforme a necessidade. Ele une funções como quadros Kanban, cronogramas, gráficos, geração de relatórios, gestão de documentos e medidores de desempenho.

Seus recursos são muito úteis para organização, compartilhamento e controle de projetos.

  1. Slack

Se você precisa melhorar a colaboração e comunicação entre a equipe, o Slack é a ferramenta ideal. Gratuito e online, ele é um canal que permite que todos os integrantes da equipe mantenham contato de forma organizada e com foco nas atividades.

Sua interface é muito simples e ele permite enviar arquivos e ler mensagens. Há ainda a possibilidade de criar grupos privados dentro do canal. Se você estiver se perguntando porque não deveria usar o WhatsApp ao invés do Slack, fique sabendo que você pode montar vários grupos de trabalho dentro de um mesmo projeto, o que seria inviável no primeiro.

Além disso, você não precisa de um cartão SIM para entrar e o aplicativo é mais voltado para negócios.

  1. Asana

A Asana é uma plataforma para gerenciar tarefas que também pode ser usado para gerenciamento de projetos. Ela está disponível tanto nas versões web como aplicativo para Android e IOS. 

Ela funciona como uma plataforma de monitoramento de trabalho cujo diferencial é unir as funcionalidades de comunicação e de organização. São oferecidos diversos recursos como listas de tarefas, criação de times e chat colaborativo. 

É possível criar um espaço de trabalho, com projetos e tarefas que são atualizados automaticamente. O acompanhamento pode ser feito através de comentários, marcações e anexos.

A Asana é gratuita para equipes de até 15 membros. Equipes maiores precisam escolher planos pagos, mas que possuem vantagens extras como funcionalidades a mais que a versão gratuita não disponibiliza.

  1. Trello
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9 ferramentas de gestão de projetos que irão facilitar a sua vida 1

O Trello é uma das ferramentas de gestão de projetos mais conhecida e oferece uma interface muito simples. Ele utiliza o método Kanban, com quadros que podem ser movidos assim que uma atividade é concluída, de maneira a manter uma sequência lógica de tarefas, visualizando as próximas etapas e o que ficou para trás em relação ao planejamento.

Também é possível inserir a data de entrega, o profissional responsável, observações importantes e comentários. A lista de tarefas e afazeres é compartilhada entre todos os participantes em tempo real. 

A conta pode ser criada gratuitamente, mas assim como o Asana, ele possui versões pagas com mais funcionalidades. 

  1. Runrun.it

O Runrun.it é um software brasileiro de gestão do trabalho para equipes que precisam controlar tarefas, projetos e processos. Através dele é possível obter relatórios sobre prazos, custos de projetos e desempenho individual de cada profissional envolvido.

Também é possível acompanhar o tempo investido em tarefas, projetos e processos entregues aos clientes. A plataforma de trabalho é bastante simples e fácil de usar 

  1. Google Agenda

O Google Agenda é uma das principais ferramentas para gestão de projetos pois permite gerenciar uma grande quantidade de atividades. Através dele é possível ter visibilidade da sua rotina de trabalho e também de toda a sua equipe.

A interface é muito simples e dá uma visão na qual é possível criar, editar e mover compromissos com horários de início e fim. Através da tela de edição de eventos, você consegue configurar alertas, anexar arquivos e convidar outros participantes para o mesmo compromisso. 

Dessa forma, fica mais fácil avaliar como está o volume de atividades a cada dia e facilita na hora de escolher um horário livre para incluir alguma outra tarefa.

  1. Podio

O Podio é um aplicativo que tem o formato de uma rede social corporativa e que pode ser turbinado com funções de gerenciamento de projetos. 

Cada participante cuida de seu próprio perfil, que pode ser associado a outras pessoas, como gestores e colegas de trabalho envolvidos em uma mesma iniciativa. Possui aplicativo de chat, troca interna de e-mail, contatos, gastos, notificações, calendários e tarefas.

Uma de suas maiores vantagens é a possibilidade de customizar recursos e diversos apps interessantes em um marketplace.

O Podio é muito fácil de usar e todas as funções acabam sendo um pouco autoexplicativas. Ele tem 4 planos diferentes: 

  • gratuito para equipes de até 5 funcionários e 5 usuários externos; 
  • básico, que custa 9 dólares por mês, por funcionário; 
  • plus, que custa 14 dólares por mês, por funcionário;
  • premium, que custa 24 dólares por mês, por funcionário.
  1. Teamwork

O Teamwork foi criado por dois ex-Facebook (Dustin Moskovitz, cofundador da rede social e Justin Rosenstein, líder de tecnologia) e é uma ferramenta de gerenciamento de projetos e fluxos que permite que os participantes padronizem as interfaces de acordo com suas preferências e padrões de produtividade. 

Ele funciona tanto em desktops como em smartphones, garante flexibilidade no controle de tarefas e possibilita uma visão completa do status do projeto, indicando avanços e prazos.

O Teamwork é dividido em três ferramentas: Teamwork Projects (gerenciador de projetos), Teamwork Chat (conversas em tempo real) e Teamwork Desk (suporte ao cliente). Ele é gratuito para até 15 usuários. Para equipes maiores, os valores mensais vão de US$ 50 a US$ 800, dependendo do número de colaboradores na ferramenta.

  1. Whereby
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O Whereby é uma ferramenta que permite fazer videoconferências em poucos cliques. Para usar a plataforma não é necessário fazer download, pois as vídeochamadas são feitas direto no navegador. Para conferências com até 4 integrantes, a ferramenta é gratuita e o melhor, o Whereby atende às necessidades básicas dos usuários que precisam se reunir online.

Para ingressar em uma vídeoconferência, o usuário só precisa clicar no link fornecido pelo administrador e informar seu nome.

É possível usar mais de uma ferramenta de gestão de projetos, pois algumas servem para funções bem específicas como comunicação, por exemplo. Você pode testá-las em suas versões gratuitas e ver quais mais se adequam ao estilo de trabalho de sua equipe.

Mas certamente você encontrará alguma que fará toda a diferença na gestão de seus projetos e de sua equipe.

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