Home Office: sua empresa está preparada para o trabalho remoto?

O home office não surgiu durante a pandemia do novo coronavírus. Muitas empresas modernas já adotavam o trabalho remoto há algum tempo. No entanto, a necessidade de distanciamento social fez com que muitas empresas tradicionais fossem obrigadas a adotar esse modelo de trabalho.

Muitas foram as facilidades e dificuldades encontradas no home office neste período, afinal, as empresas não tiveram tempo de se prepararem para o trabalho remoto. Do lado dos funcionários, poder trabalhar de casa, evitando trânsito e tendo mais autonomia e independência para fazer o seu horário, agradou a maioria.

A grande facilitadora do home office certamente é a tecnologia, que permite reuniões virtuais e conexões bem-sucedidas. À medida que as empresas e seus colaboradores vão se habituando a essa nova realidade, mais natural vai se tornando o trabalho remoto.

Muitas empresas, inclusive, optaram por manter parte de suas equipes trabalhando em home office mesmo quando a pandemia acabar. Dessa forma, este método de trabalho não deve acabar com o final da pandemia, e a pergunta que fica é: sua empresa está preparada para o trabalho remoto?

A seguir, falaremos um pouco mais sobre o home office, seus principais benefícios e como a sua empresa pode se preparar para esta nova realidade.

O que é o home office e quais são os seus benefícios?

O home office figura entre as tendências mais citadas para a economia e os negócios no pós-pandemia. Ele passa a ser um fator de atração e retenção de talentos, além de trazer redução de custos para a empresa.

Mas o que é o home office?

Traduzido do inglês, home office significa “escritório em casa”. Em outras palavras, é um método de trabalho no qual o colaborador possui a sua própria estrutura em sua casa. Ele realiza todas as suas tarefas como se estivesse alocado na empresa.

Para isto, ele utiliza um computador e internet para produzir e participar de reuniões como se estivesse presente fisicamente no escritório. Sistemas de gestão empresarial modernos são o fator principal para o sucesso das atividades no trabalho remoto.

Em um primeiro momento, o home office foi visto com desconfiança principalmente por parte das empresas. Afinal, durante a pandemia, a maioria delas não teve tempo para se preparar e preparar os seus colaboradores. Além disso, elas tiveram que mudar a forma de pensar a direção e a condução do capital humano.

Conforme a tecnologia foi evoluindo, trazendo softwares modernos de gestão empresarial e as empresas foram se habituando a esse novo método de trabalho, o home office foi se fortalecendo e derrubando o mito de que quem trabalha em casa não é tão produtivo quanto quem trabalha no escritório.

Os altos níveis de produtividade de colaboradores que trabalham em home office, inclusive, foram determinantes para que o trabalho remoto conquistasse de vez os gestores das empresas. Dessa forma, o monitoramento dos funcionários é baseado em dados, e não no olhar subjetivo do gestor.

Cada vez mais, as empresas entendem que condicionar o colaborador a ir até o escritório diariamente, tendo que enfrentar o trânsito e inúmeras condições adversas, não contribui em nada para a sua criatividade e engajamento.

Caso essa tendência em home office se confirme, as dinâmicas do mercado de trabalho serão afetadas positivamente, tanto para a empresa quanto para o colaborador. Afinal, os talentos não precisarão mais migrar para cidades grandes em busca de oportunidades, assim como as empresas terão a sua disposição um número muito maior de candidatos para uma única vaga, crescendo também as chances de maior diversidade.

O home office será a realidade de milhões de pessoas nos próximos anos!

Os benefícios do home office

São inúmeros os benefícios do home office, tanto para a empresa quanto para o colaborador. A seguir, apresentaremos os principais:

• aumento da produtividade: além de não precisar enfrentar trânsito para começar a trabalhar (ou ter que tomar uma, duas ou até três conduções para chegar ao trabalho), o colaborador tem um ambiente sob seu controle, na sua própria residência. Dessa forma, interrupções ou ruídos indesejados podem ser evitados, o colaborador pode trabalhar onde se sente melhor e pode optar pelos momentos em que é mais produtivo. Um estudo da Universidade de Stanford mostrou que pessoas trabalhando em casa demonstraram uma produtividade 13% superior.

• redução dos custos: manter todos os colaboradores em uma estrutura de home office, elimina diversos custos como o aluguel de salas, equipamentos e outras tecnologias, manutenção de espaços físicos, custos com viagens corporativas, taxas de energia e água, vale-transporte, etc.

• eliminação das barreiras geográficas: quando as barreiras geográficas somem, é possível criar novas vagas e preenchê-las com profissionais de qualquer lugar do mundo, mantendo-as próximas por meio de ferramentas digitais, como vídeo conferências e documentos compartilhados online. Além disso, com colaboradores em diversas regiões, é possível aumentar o alcance dos negócios geograficamente ao mesmo tempo que a empresa aumenta seu escopo. É mais barato do que abrir novas sedes em outros lugares e tão efetivo quanto.

• melhor qualidade de vida aos colaboradores: além de não perder horas em deslocamento até o trabalho, o colaborador também tem mais tempo para estar com seus familiares. É possível dar uma pausa para dar atenção aos filhos ou passear com o pet. Trabalhar de casa é uma opção pelo bem-estar, algo que as pessoas valorizam muito.

• maior independência e autonomia: como no home office é comum que o colaborador seja cobrado por produtividade e não por horário, é possível ter muito mais independência e autonomia sobre a sua jornada de trabalho. Em alguns casos específicos, se o colaborador acredita que ele é mais produtivo à noite, ele pode optar em trabalhar nesse horário e utilizar o dia para outras atividades. Isso exige um alto nível de responsabilidade, mas também pode ser uma excelente forma de trabalhar como preferir, do jeito que for mais produtivo.

• atração e retenção de talentos de qualquer lugar do país ou do mundo: o home office é uma excelente forma de atrair os melhores profissionais do país (e do mundo) para a sua empresa. Se antes as questões geográficas eram um problema, hoje elas não existem mais.

O home office mais do que uma questão de sustentabilidade, será uma opção pelo bem-estar dos colaboradores. Além disso, ele aumenta o engajamento, a produtividade, o sentimento de pertencimento e orgulho do colaborador.

Modelo de trabalho híbrido

Outro método de trabalho que deve ganhar popularidade nos próximos anos é o sistema híbrido. Este método de trabalho já existia em diversas empresas, ganhou novo espaço em razão da adoção do home office durante a pandemia da covid-19 e tende a se popularizar nos próximos anos.

O modelo de trabalho híbrido é aquele em que parte da jornada é realizada na sede da empresa e outra parte em home office. Em outras palavras, os colaboradores têm uma maior autonomia para escolherem como, onde e quando realizar suas atividades.

É muito comum os próprios colaboradores poderem escolher entre realizar suas atividades no home office, na sede da empresa ou em escritórios flexíveis (coworkings), por exemplo.

Sua empresa está preparada para o home office?

O home office realmente traz inúmeros benefícios tanto para a organização quanto para os funcionários. E ele realmente não precisa ser realizado somente durante uma pandemia. Essa modalidade de trabalho pode ser benéfica em tempos normais.

Com todos os benefícios que o home office oferece, e levando em conta que ele será uma tendência muito em breve: a sua empresa está preparada para o trabalho remoto?

A primeira experiência com o home office foi feita às pressas, no entanto, agora as empresas têm tempo para estruturarem essa modalidade de trabalho. E é fundamental que elas se preparem!

O primeiro passo certamente é ter um líder que consiga fazer uma gestão por resultados. Ele precisa preparar a equipe, definir os papéis e responsabilidades de cada um, estabelecer metas claras e alcançáveis e manter uma comunicação fluida o tempo todo.

Além disso, é preciso acompanhar os resultados de maneira consistente.

Se a empresa tem uma liderança forte, em um segundo momento é preciso avaliar se a cultura da empresa favorece a implantação de trabalho home office. É possível manter os colaboradores ou grande parte deles trabalhando de casa? A empresa consegue fazer um planejamento semanal ou mensal com antecedência e agendar reuniões de alinhamento?

Por mais que seja a vontade da maioria, muitas empresas não têm uma cultura organizacional que favoreça o home office.

Tão importante quanto, é ter recursos tecnológicos para a implantação do trabalho remoto. É preciso levar em consideração que toda a comunicação e acompanhamento dos resultados se dará por comunicação remota. Gestores e colaboradores precisam ter acesso a tecnologias que permitam realizar o seu trabalho de forma eficaz.

Por último e também importantíssimo é ter políticas transparentes para o trabalho remoto. É preciso ter regras claras, um contrato de trabalho exclusivo para o home office e treinamento sobre comportamento e resultados esperados.

Também é importante mensurar todos os impactos legais trabalhistas que as alterações na jornada de trabalho podem provocar. Por isso, é muito importante redigir um contrato individual de trabalho que especifique as atividades que serão realizadas pelo colaborador.

Modernizar a jornada de trabalho da empresa com o home office dá mais liberdade criativa aos funcionários e aumenta o compromisso com a empresa. Poder iniciar a jornada de trabalho de casa, sem pegar trânsito e em um ambiente escolhido por si pode fazer com que os colaboradores se dediquem e produzam mais.

O aumento da produtividade e a redução de custos para a empresa também são muito atraentes. Vale ao menos uma reflexão do quanto a sua empresa está preparada para encarar o home office. Ou mesmo que ela encontre um meio termo, como o modelo de trabalho híbrido.

Afinal, essa é uma tendência que pode se concretizar mais cedo do que esperamos.