O que é Kanban? Tudo o que você precisa saber sobre este método

Você sabe o que é Kanban? Se você já ouviu falar em just in time (JIT), modelo de administração Toyota implementado na década de 40, você deve ter uma ideia do que é este método de trabalho.

O Kanban é um sistema de controle e gestão do fluxo de trabalho que tem se popularizado muito nos últimos anos. Apesar de ter se originado no setor de produção e ser muito utilizado por desenvolvedores de software, diversas outras áreas têm aplicado com sucesso este método de trabalho.

Se a sua equipe costuma ter problemas no andamento dos processos, a comunicação entre os membros é precária e os atrasos e retrabalhos são constantes, você precisa conhecer o método Kanban. Você pode adotá-lo através de softwares como o Trello, quadros ou até mesmo usando a parede do escritório.

Com o Kanban não só os processos como também os resultados são melhorados, otimizando o tempo da sua equipe. Mas para isso você precisa saber como aplicá-lo de forma a gerar resultados.

Continue lendo este artigo e descubra como facilitar o gerenciamento do seu fluxo de trabalho e como aplicar o Kanban com sucesso na sua empresa.

O que é Kanban?

O termo Kanban vem do japonês e significa quadro de sinal ou sinal visual, quando traduzido literalmente. Ele nada mais é do que um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho que se utiliza de cartões coloridos para sinalizar o andamento das tarefas.

Este método faz parte do Sistema Toyota de Produção, desenvolvido no final da década de 40 pela empresa japonesa. O Kanban funciona através de um esquema de colunas e cartões coloridos, de modo a facilitar a visualização do que precisa ser feito por todos os integrantes de uma equipe.

Desta forma, todas as atividades são gerenciadas com mais rapidez e praticidade.

Um quadro simples, por exemplo, tem três colunas denominadas: a fazer (ou pedido), em andamento e concluído. Assim o gerente de projetos e a equipe inteira conseguem acompanhar o andamento das tarefas de um projeto ou parte dele.

Há muitos anos o Kanban deixou de ser utilizado somente nas indústrias, sendo adotado por inúmeras áreas que buscam alcançar um nível de excelência em suas atividades. É preciso muito cuidado, no entanto, para não confundir o Kanban com o just-in-time ou como uma “to do list” (lista de todas as atividades de um projeto).

Porque mais do que isso, o Kanban acompanha os status das tarefas e o seu esquema de cores sinaliza a prioridade de entregas.

Tipos de Kanban

O método Kanban pode ser utilizado de maneiras diferentes, de acordo com a sua finalidade e com a estratégia do gerente de projetos. Para utilizar no ambiente empresarial, o Kanban de produção é o mais adequado.

O que é Kanban de produção

Este é o tipo de Kanban mais usado por equipes de prestação de serviços, desenvolvimento de software, etc. Ele tem foco em fazer a gestão de tarefas e para que funcione corretamente é fundamental que toda a equipe envolvida visualize a sequência do projeto.

Podem ser usados murais com cartões coloridos ou softwares especializados. As colunas dos murais costumam ser divididas em:

• to do: atividades que devem ser feitas;
• doing: tarefas em execução;
• done: tarefas concluídas.

No entanto, nada impede que outras colunas como “fazer hoje”, “aguardando”, “em análise” ou “em teste” sejam adicionadas. Tudo depende da finalidade e da complexidade de cada projeto. Você também pode utilizar o modelo Kanban para gestão dos sprints do seu projeto ou até mesmo controlar as histórias do seu Scrum!

Cada uma das colunas do mural possui diversos cartões coloridos com as atividades que serão executadas e que vão sendo movimentadas conforme a equipe vai realizando. Por isso se chama Kanban de produção pois cada cartão significa uma etapa produzida.

O que é Kanban de movimentação

O Kanban de movimentação é utilizado nas indústrias e faz o controle das entradas e saídas do estoque, de maneira que a produção e o volume de produtos disponíveis para o mercado estejam em equilíbrio. Este tipo também utiliza cartões para determinar a necessidade de produção de um produto ou um alerta para aguardar o momento de produzi-lo.

Esses cartões vão circulando conforme o volume de estoque vai sendo modificado.

É importante ressaltar que o uso do método Kanban não substitui o uso de um ERP para gerenciamento do estoque e da produção de uma indústria.

Neste tipo de Kanban pode haver duas variações:

• um Kanban interno: controle da equipe que está dentro da empresa;
• Kanban externo: controle de fornecedores e colaboradores que não estejam dentro da empresa.

Como funciona e como aplicar o Kanban na empresa?

Como você já deve ter percebido, o funcionamento do Kanban é muito simples e prático, em função disso ele se tornou um método de trabalho tão popular. Para aplicá-lo em sua empresa, você precisa em primeiro lugar decidir se vai usar um mural na sua empresa ou alguma ferramenta online.

Caso decida usar um mural, certifique-se de que ele está em um local que toda a equipe envolvida tenha acesso ilimitado. Se for usar o Trello ou qualquer outro software ou aplicativo, adicione todos os envolvidos no quadro de trabalho.

A seguir, você precisa conhecer as suas três partes principais:

• o quadro: o quadro é basicamente o mural que você utilizar. Ele é organizado em colunas e cartões e uma equipe pode trabalhar com mais de um quadro ao mesmo tempo;

• as colunas: as colunas são responsáveis por apresentar o status de cada cartão e o seu número depende da complexidade de cada projeto. É muito comum que cada Kanban possua três colunas, sendo as atividades a fazer To Do), as que estão sendo feitas (Doing) e as que já estão finalizadas (Done). Os cartões vão sendo movidos nas colunas conforme o seu status for mudando, sendo possível visualizar exatamente o que já foi feito e o que ainda está pendente;

• os cartões: o cartão basicamente é a tarefa ou atividade que precisa ser feita. Eles podem ser diferenciados por um sistema de cores que identifica as prioridades de cada tarefa ou quem está responsável por ela. Tudo é questão de alinhar com a equipe antes do trabalhar começar. Você pode utilizar post-its coloridos que são fáceis de mover de um lado para o outro. O próprio profissional vai movendo os cartões de lugar conforme vai desenvolvendo as atividades.

Utilizando o Kanban você consegue indicar e acompanhar o andamento do fluxo de trabalho da equipe de maneira muito prática e visual. E o que é melhor de tudo: utilizando poucos recursos e garantindo a comunicação entre todos os integrantes da equipe.

Os benefícios de usar o método Kanban

Além de contribuir com o gerenciamento do fluxo de trabalho, o Kanban traz uma série de outros benefícios para a sua empresa, seja ela uma indústria ou um escritório. A seguir, listamos os principais:

• autonomia e colaboração da equipe: com a gestão visual do método Kanban, é muito mais fácil para a equipe visualizar as suas atividades e como está o andamento de cada uma delas. Esse entendimento compartilhado das etapas do projeto faz com que também haja uma maior colaboração da equipe, que fica mais aberta a apontar erros e melhorias em cada etapa;

• eliminação da burocracia: grande parte da burocracia também é eliminada usando este método de trabalho, pois cada integrante fica responsável de atualizar o quadro conforme vai desempenhando cada tarefa. Não há necessidade de formalizações a cada etapa;

• aumento da produtividade: utilizando o método Kanban, nenhum integrante da equipe fica parado esperando a próxima atividade, pois os processos estão todos expostos. O foco aumenta e a equipe tem certeza de qual é a próxima etapa a ser realizada;

• foco nas prioridades: com a gestão visual e a utilização de cartões coloridos, é possível sinalizar a prioridade de cada atividade, evitando atrasos;

• eliminação de gargalos: o Kanban também elimina gargalos e tempo ocioso, evidenciando a necessidade de melhoria nos processos e adoção de novas estratégias que sanem as falhas identificadas;

• acompanhamento de desempenho: um dos principais benefícios deste método de trabalho, é sem dúvida, o acompanhamento do desempenho de cada tarefa e do projeto com um todo. Não há necessidade de perguntar a cada integrante como está o desenvolvimento de cada atividade, pois já está evidenciado no quadro de trabalho;

• limita a quantidade de trabalho: também é possível limitar a quantidade de trabalho realizada pela equipe, respeitando a sua capacidade produtiva.

Lembre-se! Embora o Kanban seja um método de organização muito eficaz, ele não é o único e não precisa ser usado sozinho. Existem inúmeras outras ferramentas de trabalho que podem ser usadas junto com o Kanban para gerenciar o seu fluxo de trabalho e produtividade.

Você conseguiu entender o que é Kanban? A simplicidade e os benefícios deste método de trabalho, fazem com que ele seja um dos mais utilizados nas últimas décadas, em empresas de todos os segmentos no mundo todo.