Método Scrum: framework para projetos complexos

O scrum é um framework de gerenciamento de projetos que inicialmente era utilizado apenas na área de tecnologia. Atualmente, usando os seus princípios e práticas criados dentro da Metodologia Ágil, esse método pode ser utilizado no desenvolvimento de qualquer produto.

Com o método scrum fica muito mais fácil e objetivo lidar com problemas complexos, distribuí-los em tarefas individuais e então delegá-los aos membros da equipe mais preparados para cada uma delas. É uma alternativa muito eficiente de utilizar o tempo, organizando o processo e satisfazendo o cliente.

Neste artigo falaremos detalhadamente sobre este método que pode facilitar o gerenciamento dos seus projetos e como você pode utilizá-lo.

O que é o método Scrum?

O método scrum foi desenvolvido por Jeff Sutherland e Ken Schwaber na empresa Easel Corporation nos anos de 1993 a 1995. Eles conceberam, documentaram e implementaram o scrum incorporando os estilos de gerenciamento observados por Takeuchi e Nonaka, em empresas de fabricação de automóveis e produtos de consumo.

Os japoneses haviam percebido que projetos que usavam equipes pequenas e multidisciplinares geravam melhores resultados.

O scrum é um framework utilizado para gestão dinâmica de projetos que possibilita a otimização no processo de criação e construção de produtos. Muitas pessoas acreditam que a metodologia ágil e scrum são a mesma coisa e são sinônimas uma da outra.

Mas é preciso esclarecer que “Ágil” diz respeito a um conjunto de métodos e práticas que foram baseadas nos valores e princípio expressos no Manifesto Ágil. Enquanto o scrum é uma estrutura usada para implementar o desenvolvimento Ágil.

O método scrum possui três pilares centrais: a TRANSPARÊNCIA dos processos, dos requisitos de entrega e status, a INSPEÇÃO constante de tudo o que está sendo feito e a ADAPTAÇÃO do processo e do produto, que podem sofrer mudanças que necessitam de adaptação.

No Scrum, os projetos são divididos em ciclos denominados Sprints, tempo necessário para que um conjunto de atividades seja executado.

Resumindo: o scrum é um processo que ajuda as pessoas a solucionarem problemas e concluírem projetos com o máximo de produtividade possível, garantindo que eles tenham um alto valor. Hoje o scrum é um método de trabalho que a maioria das equipes considera muito útil.

Os termos utilizados no Scrum

Existem alguns termos bem específicos utilizados no método scrum que você precisa entender antes de aplicá-lo como método de produção:

• Sprint Backlog: lista de atividades a serem realizadas pela equipe, de acordo com os requisitos e prioridades do cliente. Resumindo: a lista de tarefas;

• Sprint: período no qual uma ou mais atividades devem ser realizadas. Ou seja, o prazo para cada atividade;

• Sprint Planning Meeting: é o planejamento do Sprint. Na reunião, feita a cada Sprint, são discutidas as prioridades, os métodos e o andamento do processo. Seria algo como o briefing;

• Daily Scrum: reuniões diárias, geralmente de 15 minutos e com a equipe de pé, para acompanhar as realizações das tarefas do Sprint. De maneira geral, um feedback constante do andamento das tarefas;

• Sprint Meeting Review: é a revisão de tudo o que foi feito, realizada após cada Sprint;

• Sprint Retrospective: é a reunião feita entre a Sprint Meeting Review e a Sprint Planning Meeting (do Sprint seguinte). Nela são discutidas as melhorias que podem ser feitas durante o Sprint, estimulando a participação de todos os integrantes no processo.

Papéis dentro do Scrum

Existe uma divisão simples entre as pessoas que participam do projeto, com dois cargos principais e que tomam a frente da equipe de desenvolvimento:

• Product Owner: responsável pela liderança do produto. É o principal intermediário entre a equipe e o cliente e responsável por representá-lo. De acordo com o que foi passado pelo cliente, o Product Owner irá priorizar as tarefas que precisam ser desenvolvidas em cada Sprint (Sprint Backlog);

• Scrum Master: o responsável por fazer com que todo o processo flua e funcione. É a pessoa que guiará as reuniões e impulsionará a equipe, sempre estimulando um processo de melhoria contínua na produção.

• Scrum Team: equipe que desenvolve o produto, de acordo com as prioridades exigidas na Sprint. As tarefas executadas por eles são alinhadas com Scrum Master e Product Owner, para que haja transparência no projeto. A equipe é multidisciplinar e formada por poucos membros.

Como utilizar o Scrum

Após conhecer os principais termos e papéis do método Scrum, fica mais fácil entender como colocá-lo em prática:

• em primeiro lugar é preciso definir quem ocupará as posições de Product Owner e Scrum Master, papéis determinantes do processo;

• logo após, deve ser feito uma reunião inicial com o cliente para conhecer mais sobre a demanda do produto. Esse primeiro contato normalmente é feito pelo Product Owner que captará o máximo de detalhes possível;

• a partir desta primeira reunião será feito o Sprint Backlog pelo Product Owner, especificando os pontos importantes e atividades de acordo com as necessidades do cliente. Através do Backlog do produto, serão passadas para a equipe de desenvolvimento as prioridades do processo;

• como já se conhecem as prioridades no desenvolvimento do produto, é possível planejar as primeiras atividades a serem realizadas no Sprint, quem será responsável por cada uma e o tempo em que devem ser entregues. Recomenda-se dividir o planejamento em tarefas menores e tempos mais curtos;

• é fundamental montar um quadro de visibilidade que contenha as divisões “a fazer”, “fazendo” e “feito”. Você pode usar post-its, pela facilidade de movê-los quando realiza cada tarefa;

• depois de realizados esses primeiros passos, cada membro da equipe pode começar a desenvolver as suas atividades. É fundamental que haja comunicação e acompanhamento dos avanços de cada participante da equipe nas reuniões diárias;

• sempre ao final de cada Sprint, deverão ser realizadas a Sprint Meeting Review e a Sprint Retrospective, para encerrar esse ciclo e iniciar a próxima Sprint, revendo as dificuldades encontradas e melhorias que podem ser realizadas.

• após cada sprint e reunião final é feito um novo planejamento com Backlog referente às próximas atividades da Sprint. Todo o processo deverá visar sempre uma melhoria contínua da produção.

Utilizando este método de trabalho, não há necessidade de documentar frequentemente todos os passos do processo e nem planejamentos complexos. É possível otimizar todos os processos de maneira eficiente e com prazos mais justos, levando sempre em consideração a qualidade do produto final.